Elektronik faturalar da hesap, tutar ve dönem kontrolü gerektirir.
Belgelerin alınması, muhasebeye aktarılması ve saklanması sırasında eksik veya mükerrer kayıtlar kontrol edilir. Belge dosyaları ile muhasebe kayıtları arasındaki bağlantı korunur.
Hangi Konuları Kapsar?
- e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin muhasebe kayıtlarıyla eşleştirilmesi
- Belge tarihi, tutarı, vergi bilgileri ve hesap kodlarının kontrolü
- Aynı belgenin birden fazla kaydedilmesinin önlenmesine yönelik kontroller
- e-Defter hazırlığında kayıtların, dosyaların ve işlem sonuçlarının takibi
- Elektronik belge saklama ve erişim düzeninin muhasebe işleyişi açısından gözden geçirilmesi
Nasıl İlerliyoruz?
- Mevcut Programların İncelenmesi
İşletmenin kullandığı muhasebe programı ve elektronik belge uygulamaları belirlenir. Belgelerin muhasebeye nasıl aktarıldığı incelenir.
- Aktarım ve Kayıt Kontrolü
Örnek belgeler üzerinden hesap eşleştirmeleri, tutarlar ve dönem bilgileri karşılaştırılır. Eksik veya birden fazla aktarılmış kayıtlar belirlenir.
- Saklama ve Erişim Düzeni
Belge ve defter dosyalarının nerede tutulduğu, nasıl yedeklendiği ve kimlerin erişebildiği gözden geçirilir. Yazılım sağlayıcısının yapması gereken teknik işlemler ayrılır.
Hangi Bilgiler Gerekir?
Program Bilgileri
- Kullanılan program ve elektronik belge uygulamaları
Belge ve Eşleştirme Örnekleri
- Örnek e-Fatura ve e-Arşiv dosyaları
- Hesap eşleştirme listeleri
Defter Dosyaları
- İlgili e-Defter ve berat dosyaları
İstenen belgeler işletmenin durumuna göre belirlenir. Kişisel belgeleri ve erişim şifrelerini açık e-postayla paylaşmayın.
Sık Sorulan Sorular
e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark nedir?
Belge türü, düzenleyenin tabi olduğu uygulama ve alıcının e-Fatura kayıt durumu birlikte kontrol edilerek belirlenir. e-Arşiv uygulamasına kayıtlı mükellefler, e-Fatura kayıtlı alıcıya e-Fatura; kayıtlı olmayan alıcıya ise ilgili kurallar çerçevesinde e-Arşiv Fatura düzenler. İstisnalar ayrıca değerlendirilir.
Belgeleri otomatik aktarıyorsam neden kontrol etmeliyim?
Aktarım sırasında yanlış hesap seçilebilir, belge yanlış döneme alınabilir veya aynı belge tekrar kaydedilebilir. Otomatik aktarım bu kontrollerin yerine geçmez.
e-Defter dosyasını oluşturmak işlemi tamamlar mı?
Hayır. Defterin ve beratın hazırlanması, imzalama veya onay işlemleri, ilgili yüklemelerin sonuçlarının kontrolü ile muhafaza ve ibraz adımları ayrı takip edilir. Dosyanın bilgisayarda bulunması tek başına yeterli değildir. Güncel takvim ve teknik adımlar GİB düzenlemeleri üzerinden kontrol edilir.
Mevcut muhasebe programımı değiştirmem gerekir mi?
Önce mevcut programın belge aktarımı, raporlama ve saklama ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığı incelenir. Program değişikliği ancak ihtiyaçlar karşılanmıyorsa değerlendirilir.
Yazılım kurulumu ve teknik entegrasyon da bu kapsamda mı?
Muhasebe kayıtlarının kontrolü ile yazılımın kurulumu ve entegrasyonu farklı işlerdir. Teknik işlemler, yazılım sağlayıcısı ve işletmenin altyapısı dikkate alınarak ayrıca belirlenir.
RESMÎ KAYNAKLAR
GİB e-Belge ↗ Yeni sekmede açılırGİB e-Defter ↗ Yeni sekmede açılırGİB Elektronik Defter Genel Tebliği ↗ Yeni sekmede açılırKaynak kontrolü: 10.10.2026
İşletmenizin ihtiyacını birlikte değerlendirebiliriz.
Mesaj bırakın